Dokumentenlogistik
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Kundenvorteile im Dokumentenmanagement
Im Dienstleistungssektor hat Logistik im Vergleich zu Industrie und Handel bisher häufig eine Nebenrolle gespielt. Ganz unbegründet, denn eine Ausweitung des Aufgabenspektrums der Logistik auf Dokumente und Informationen bringt auch in
diesem Sektor eine Reihe von Vorteilen mit sich:
  • Wirtschaftlichkeitssteigerung, indem die Kosten für Papierhandling und Prozessmanagement deutlich gesenkt werden
  • Produktivitätssteigerung, indem die Mitarbeiter von unproduktiven, aber notwendigen Arbeiten entlastet werden
  • Effizienzsteigerung, indem Prozesse automatisiert werden, die bislang von Menschenhand ausgeführt wurden
  • Prozesstransparenz, indem Dokumente digitalisiert und auf diese Weise permanent und flexibel vom Arbeitsplatz abgerufen werden können

Als wesentliche organisatorische Aufgabe übernimmt Dokumentenlogistik die Lagerung, Bearbeitung, Nutzung, sowie den Transport der Informationen "just-in-time". Bertrandt Services versteht sich als Prozessmanager und gestaltet aus einzelnen Schritten Teilprozesse, die Sie modular und individuell in Anspruch nehmen können.

Poststelle
Wir übernehmen und betreiben für Sie komplette Poststellen. Sie bestimmen:
  • den Ort der Dienstleistungserbringung
  • den Informationsträger
  • das Personalkonzept
  • die Form der Dienstleistungsabrechnung
  • den Digitalisierungsgrad der Posteingangsbearbeitung

Digitalisierung
Wir erhöhen Ihre Flexibilität und Effizienz, indem wir Ihre Bestandsakten digitalisieren und die Dokumentenverarbeitung im Posteingang automatisieren.

Archivierung
Unter der Wahrung aller spezifischen Kundenanforderungen und gesetzlichen Bestimmungen können wir jederzeit die Sicherheit Ihrer Dokumente und Informationen gewährleisten. Wir lagern Dokumente "chaotisch" ein: Nach der Erfassung aller Archivgüter in unserem EDV-System, wird über die Nummer und den Barcode eine Akten-ID vergeben. Anchließend verknüpfen wir das Archivgut mit dem Lagerort.
Auf die eingelagerten Dokumente können Sie jederzeit bequem von Ihrem Schreibtisch aus zugreifen. In dringenden Fällen können wir Ihnen die Dokumente auch in kürzester Zeit per Fax, "scan-on-demand" etc. zur Verfügung stellen.

Vernichtung
Gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz kümmern wir uns ebenso um die Entsorgung und Vernichtung aller Informationsträger (Akten, Ordner etc.).

 
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